Extras: fugas, equilíbrio, pratos e sala
Os quatro painéis que vigiam o negócio por ti todas as semanas: onde o dinheiro está a escapar na caixa, quanto precisas de faturar por dia, que preços da carta estão parados e quantas cadeiras ficam vazias.
A página Extras
Tudo o que está neste capítulo vive na página ⭐ Extras da aplicação. No topo tens uma barra com seis atalhos — 📱 Decisões · 🔎 Fugas · ⚖️ Equilíbrio · 🍽️ Pratos · 🪑 Ocupação · IVA em Dia — que te levam a cada cartão. As 3 decisões têm o seu próprio capítulo (capítulo 6) e o IVA em Dia também (capítulo 5); aqui explicamos os outros quatro.
app.osocio.pt/extrasO que cada painel precisa de ti
Os painéis calculam-se sozinhos a partir do que já carregaste. Só dois pedem algo mais:
| Painel | Chega com… | Fica melhor com… |
|---|---|---|
| 🔎 Radar de fugas de caixa | O SAF-T do POS (capítulo 2) | Um POS que exporte o utilizador em cada documento e as consultas de mesa |
| ⚖️ Ponto de equilíbrio por dia | O SAF-T do POS e os custos: ou os 5 custos mensais preenchidos, ou o SAF-T anual da contabilidade | O SAF-T anual da contabilidade deste ano — os custos passam a real |
| 🍽️ Margem por prato e preços parados | O SAF-T do POS | As receitas dos pratos no Menu (capítulo 8) e faturas de fornecedor lidas pela IA (capítulos 9 e 10) — só assim aparece o custo e a margem |
| 🪑 Ocupação da sala | O SAF-T do POS e o número de lugares da sala (escreves uma vez no próprio cartão) | O custo de pessoal preenchido nos custos — para saberes quanto custam as cadeiras vazias |
Quando falta alguma coisa, o cartão não inventa: mostra «🤷 Sem dados suficientes» e diz-te exatamente o que carregar ou preencher.
1 · Radar de fugas de caixa
O que mostra: os documentos do teu POS que não viraram dinheiro — anulados, notas de crédito, consultas de mesa sem fatura e faturas a zero — cruzados por utilizador do POS e por hora do dia. São sinais para confirmares, nunca acusações: a maior parte tem explicação (uma mesa reaberta, um erro de lançamento, um teste do POS). O painel só te aponta onde olhar.
| Indicador | O que é | Origem |
|---|---|---|
| Documentos anulados | Percentagem, número e valor dos documentos anulados no período. Se houver dados do ano anterior, mostra a percentagem que tinhas nesse ano para comparares. Acima de 2% fica a vermelho. | real — SAF-T |
| Notas de crédito | Quantas notas de crédito emitiste e quanto abateram à faturação. | real — SAF-T |
| Mesas sem fatura | Consultas de mesa (o «pedir a conta» do POS) que nunca deram origem a uma fatura, e o valor que representavam. | real — SAF-T |
| Faturas de 0,00 € | Faturas emitidas a zero. Normalmente são testes do POS — confirma. | real — SAF-T |
Por baixo dos indicadores tens a tabela de sinais (Sinal · Onde · Valor), ordenada do mais grave para o mais leve. Os cinco sinais possíveis:
- Anulações concentradas num utilizador — um código de utilizador do POS anula muito mais do que os outros, num certo dia da semana ou horário.
- Consultas de mesa que não viraram fatura — mesas que pediram a conta mas de que não há fatura no ficheiro.
- Anulações fora de horas — documentos anulados depois do fecho ou antes da abertura.
- Notas de crédito sem nova fatura — abateu-se uma venda e não há fatura de substituição.
- Faturas de valor zero — o sinal mais leve, quase sempre testes.
À direita, dois gráficos: anulados por utilizador do POS e anulados por hora. Os utilizadores aparecem sempre com o código que o POS exporta (por exemplo emp3), nunca com nomes de pessoas — és tu que sabes quem estava ao balcão. No fim, a ação recomendada (👉) diz-te o passo concreto: pedir ao POS o relatório de anulações de um utilizador, confirmar com a sala porque é que certas consultas de mesa não viraram fatura, ver quem tinha acesso ao POS depois do fecho.
2 · Ponto de equilíbrio por dia
O que mostra: quanto precisas de faturar em cada dia aberto, sem IVA, para a casa não perder dinheiro. A conta é simples: os custos fixos do mês divididos pelos dias em que abriste, mais o custo das compras de cada venda (o CMV). Um dia abaixo dessa linha é um dia em que pagaste para abrir.
| Indicador | O que é | Origem |
|---|---|---|
| Precisas de faturar X €/dia | A linha de equilíbrio diária, sem IVA. Ao lado vem a origem dos custos usados: as tuas premissas (os 5 custos que preencheste), contabilidade do ano anterior (estimado) ou real (a contabilidade deste ano). | estimado — modelo |
| Dias abaixo da linha | Quantos dias do ano ficaram abaixo, de quantos dias abertos, e a percentagem. Acima de 25% fica a vermelho. | real — receita do SAF-T |
| Pior dia da semana | O dia da semana que mais vezes fica abaixo da linha, com a média de faturação desse dia. | real — SAF-T |
| Custo dos dias abaixo | O que esses dias, somados, tiraram ao lucro. | estimado |
Depois vês o último mês dia a dia: um quadrado por dia — verde acima da linha, laranja abaixo, cinzento fechado (passa o rato por cima para ver a data e a receita) — e a média por dia da semana, de segunda a domingo, com os dias abaixo a laranja. A ação recomendada aponta o dia da semana a resolver.
3 · Margem por prato e preços parados
O que mostra: os teus 20 produtos com mais receita no ano, e para cada um há quanto tempo o preço não mexe. Se tiveres receitas no Menu e faturas de fornecedor lidas pela IA, mostra também o custo dos ingredientes (pela última fatura de cada fornecedor), a margem de hoje e a que tinhas há 12 meses, e a tendência do custo.
| Coluna | O que é | Origem |
|---|---|---|
| Preço s/ IVA | O preço atual do prato, sem IVA, com cêntimos (12,50 €). | real — SAF-T |
| Preço parado desde | O mês e ano da última mudança de preço. A partir de 12 meses parado, aparece a etiqueta vermelha com o número de meses. | real — SAF-T |
| Custo ingr. | O custo de ingredientes de uma dose, pela receita do Menu e pelos preços de fornecedor mais recentes. | estimado |
| Margem | Quanto sobra do preço depois dos ingredientes, em percentagem — e entre parênteses a que tinhas há 12 meses. | estimado |
| Tendência | Se o custo dos ingredientes subiu ou desceu no último ano. | estimado |
| Vendidos | Quantas unidades vendeste no ano. | real — SAF-T |
A ação recomendada destaca o prato com mais dinheiro em jogo — «Sobe o X para Y €» — e o cartão soma o ganho estimado se seguires as sugestões. Sem receita definida para um prato, o painel só mostra o preço parado: nunca sugere um preço às cegas.
4 · Ocupação da sala
O que mostra: a percentagem de lugares ocupados em cada serviço — almoço e jantar, dia da semana a dia da semana — e quanto te custam as cadeiras vazias. O SAF-T não traz o número de pessoas por mesa, por isso as pessoas por fatura são sempre uma estimativa: o painel usa o grupo de produtos, se o teu POS o exportar, ou o ticket médio por pessoa.
No campo «Lugares na sala», escreve o número de lugares sentados (ex.: 48). Sem este número o cartão não calcula nada — nunca inventamos uma capacidade.
«Rotação máx. por serviço» é quantas voltas cada mesa dá num serviço cheio. Vem preenchido com 1,5; um restaurante de refeições rápidas pode pôr 2 ou 3, um de jantares longos 1. Aceita valores de 0,5 a 4.
Carrega em «Guardar e calcular →». Os valores ficam guardados na tua conta e o cartão refaz-se na hora.
Em cima vês a ocupação média do ano, o pior e o melhor serviço (dia e almoço/jantar, com as pessoas médias) e «Cadeiras vazias custam»: o pessoal de sala nos serviços com menos de 40% de ocupação. Este último só aparece se tiveres o custo de pessoal preenchido nos custos; senão fica «n/d» com a nota a dizer o que falta. Por baixo, a grelha de segunda a domingo × almoço/jantar, colorida do vermelho (vazio) ao verde-escuro (cheio), com «fechado» onde não houve faturas.
Perguntas frequentes
O radar de fugas está a dizer que alguém me rouba?
Não — e nunca dirá. O painel mostra sinais (anulados, notas de crédito, mesas sem fatura) e onde se concentram. A esmagadora maioria tem explicação normal. O que te dá é a pergunta certa para fazer à equipa e ao fornecedor do POS, com números na mão.
A ocupação parece demasiado alta (ou baixa). Porquê?
Quase sempre é a rotação: com 1,5 voltas por serviço, uma sala de 48 lugares «vale» 72 pessoas por serviço. Se as tuas mesas rodam mais ou menos do que isso, ajusta o valor e grava. Lembra-te também de que as pessoas por fatura são estimadas — uma fatura de 60 € num restaurante com ticket de 15 € por pessoa conta como 4 pessoas.
O ponto de equilíbrio mudou de um dia para o outro. O que aconteceu?
Mudou a origem dos custos. Se carregaste o SAF-T anual da contabilidade, os custos passaram das tuas premissas para os valores reais — e a etiqueta ao lado da linha diária diz-te qual está a ser usada. É normal e é bom sinal: a linha ficou mais fiel.
A margem por prato só mostra o preço e nada mais.
Falta a receita desse prato no Menu (capítulo 8) ou os preços dos ingredientes (faturas lidas pela IA, capítulos 9 e 10). Sem custo conhecido, o painel mostra só o preço parado e não sugere nenhum preço — por desenho.
Os cartões dizem «Sem dados suficientes» em todos os painéis.
Ainda não há SAF-T do POS carregado para o teu NIF nesta conta. Vai ao Simulador, carrega o ficheiro (capítulo 2) e volta aos Extras — os painéis calculam-se sozinhos.